Strona ślubna a zaproszenia papierowe - czy je zastępuje?

Strona ślubna a zaproszenia papierowe - co robi które

Jedna z pierwszych decyzji przy organizacji wesela: papierowe zaproszenia czy strona ślubna online? W tym pytaniu siedzi założenie, które warto od razu podważyć. Papier i strona nie stoją po dwóch stronach ringu. Zaproszenie zaprasza, a strona niesie to wszystko, co się na nim nie mieści i co do dnia ślubu jeszcze kilka razy się zmieni.

Czy strona ślubna zastępuje zaproszenia?

Nie musi i najczęściej nie powinna. Zaproszenie na papierze robi coś, czego link nie zrobi: trafia do rąk, leży na komodzie, jest pamiątką i wprost mówi, kto jest zaproszony. Strona robi to, czego kartka nie potrafi: prowadzi do sali, zbiera potwierdzenia obecności, pokazuje plan dnia i da się ją poprawić w każdej chwili.

Najwygodniejszy układ to jedno i drugie naraz:

• ·Papier z kodem QR. Drukujecie zaproszenie takie, jakie chcecie mieć, a na nim mały kod. Gość skanuje go telefonem i ma plan dnia, dojazd, nocleg, dress code i formularz potwierdzenia obecności. Papier zostaje pamiątką, logistyka mieszka na stronie.
• ·Papier dla wszystkich, adres dodatkowo. To samo, tylko zamiast kodu wpisujecie na kartce sam adres strony albo wysyłacie go wiadomością. Sprawdza się, gdy papeteria jest już zaprojektowana i nie chcecie w niej nic zmieniać.
• ·Tylko strona. Też się da i część par tak robi, zwykle przy kameralnych weselach, gdzie wszyscy goście są w stałym kontakcie telefonicznym. Wtedy link idzie wiadomością, a papierowe zaproszenie dostają tylko dziadkowie.

Co zostaje na papierze, a co idzie na stronę

Podział, który działa w praktyce:

Dzięki temu zaproszenie zostaje czytelne i eleganckie, a Wy nie musicie niczego dodrukowywać, gdy zmieni się godzina albo dojdzie nowy hotel w okolicy.

Kod QR łączy jedno z drugim

Kod dostajecie od nas w pliku gotowym do druku. Możecie go wydrukować osobno, na małej wklejce albo naklejce, albo przekazać drukarni razem z projektem zaproszenia, żeby wkomponowała go w papeterię.

Gość nie instaluje niczego. Aparat w telefonie rozpoznaje kod sam i otwiera stronę. Więcej o tym, gdzie taki kod umieścić, piszemy w tekście o stronie ślubnej z kodem QR.

Potwierdzenia obecności: koniec z gonieniem gości

Przy samym papierze zostaje arkusz w Excelu i wieczory spędzone na dzwonieniu do ciotek, które „zapomniały dać znać". Strona ślubna z RSVP przenosi to na formularz. Gość klika, potwierdza obecność, a Wy dostajecie wiadomość na maila i widzicie odpowiedź w podglądzie na stronie.

Formularz zbiera przy okazji wszystko, o co i tak trzeba by dopytać osobno: liczbę osób towarzyszących, dietę i alergie, potrzebę noclegu, przejazd oraz to, czy przyjadą dzieci.

Najmocniej widać to tam, gdzie duże wesele jest normą. Na ślub w Kielcach i regionie świętokrzyskim zjeżdża się często sto pięćdziesiąt do dwustu osób. Przy takiej liczbie samo zebranie potwierdzeń telefonem to kilka wieczorów, a lista i tak rozjeżdża się z tym, co trafiło do sali.

Wasza prywatna infolinia ślubna

Zaproszenie ląduje w szufladzie i tam zostaje. A potem telefon za telefonem: „Gdzie ta sala?", „O której ślub?", „Czy jest parking?". Strona to komplet informacji zawsze pod ręką - w telefonie gościa, o każdej porze, bez pytania Was o cokolwiek.

Nasza strona ślubna ma 24 funkcje w standardzie, w każdym z jedenastu motywów: ekran powitalny z odliczaniem, plan dnia, plan sali, potwierdzenia obecności, galerię zdjęć, mapę z nawigacją, informacje o dojeździe i noclegu, dress code, menu weselne, życzenia muzyczne od gości, sekcję prezentów, księgę życzeń, quiz o parze, historię pary, wersję w drugim języku i kilkanaście innych.

Zmiana planów? Poprawiacie w jednym miejscu

Zmienił się plan dnia? Sala przesunęła godzinę? Przy samym papierze zostaje seria telefonów. Gdy szczegóły mieszkają na stronie, zgłaszacie nam jedną poprawkę i wszyscy goście widzą aktualną wersję. To przewaga, która najbardziej liczy się w ostatnich tygodniach, kiedy detale jeszcze się krystalizują.

Mniej papieru, nie zero papieru

Zaproszenie z trzema wkładkami - mapką, kartą potwierdzenia i informacją o noclegu - to za każdym razem więcej druku, więcej pakowania i więcej rzeczy, które mogą się zdezaktualizować. Gdy wkładki zastępuje jeden kod, zostaje sama kartka. Papieru jest mniej, a informacji więcej. Rozwijamy to w tekście o zaproszeniach a ekologii.

Własna domena zamiast linku z przypadkowych znaków

Adres w rodzaju zofia-i-michal.naszwielkidzien.pl wygląda na zaproszeniu zupełnie inaczej niż link z numerem i przypadkowymi znakami w środku. Krótki adres da się też przeczytać przez telefon babci, która kodu skanować nie będzie.

Goście, którzy nie skanują kodów

Zawsze jest ich kilkoro i nic się nie stanie. Wystarczy, że obok kodu stoi wpisany adres strony, a przy najstarszych gościach po prostu zadzwonicie albo poprosicie kogoś z rodziny o pomoc. Papierowe zaproszenie niesie wtedy komplet tego, co najważniejsze: kto, kiedy i gdzie.

Bezpieczeństwo i prywatność

Stronę można zamknąć hasłem - wejdą na nią tylko osoby, które dostały je od Was. Wtedy nie pojawia się też w wynikach wyszukiwania. Odpowiedzi z formularza trafiają na Wasz adres e-mail i do podglądu na stronie, a nie do serwisu społecznościowego ani do grupy, w której ktoś przypadkiem zobaczy adres domowy cioci.

Często zadawane pytania o zaproszenia online

Czy starsi goście poradzą sobie ze stroną?

Tak. To zwykła strona internetowa, otwiera się w przeglądarce telefonu albo komputera i nie wymaga instalowania aplikacji. Wystarczy zeskanować kod z zaproszenia albo kliknąć link.

Ile czasu trwa przygotowanie strony?

Typowo 5-7 dni roboczych od przekazania materiałów. Warto zamówić ją przed drukiem zaproszeń, żeby kod QR mógł od razu wejść w projekt papeterii.

Jak długo działa strona?

Rok od uruchomienia, a galeria zdjęć z wesela przez miesiąc po uroczystości. Jeśli chcecie zostawić ją dłużej, wyceniamy przedłużenie indywidualnie.

Czy da się zrobić wersję dla gości z zagranicy?

Tak, drugi język jest w standardzie i nie ma za niego dopłaty. Opisaliśmy to w tekście o dwujęzycznej stronie ślubnej.

Podsumowanie: papier zaprasza, strona opowiada resztę

Jeśli chcecie, żeby zaproszenie zostało zaproszeniem, a cała reszta przestała wracać do Was telefonem - wybierzcie motyw, sprawdźcie ile to kosztuje i zamówcie stronę, zanim papeteria pójdzie do druku.